Polityka prywatności
Polityka Prywatności – Zakres zastosowania i cel
1. Wprowadzenie
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Re-cruiter Sp. z o.o. oraz podmioty powiązane kapitałowo lub organizacyjnie (dalej łącznie jako: Grupa Re-cruiter), działające jako agencje pracy tymczasowej oraz firmy świadczące usługi rekrutacyjne, doradztwa personalnego i zatrudniania pracowników na rzecz klientów zewnętrznych.
Polityka ma zastosowanie do danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych w związku z:
● prowadzeniem procesów rekrutacyjnych i udostępnianiem pracowników tymczasowych,
● obsługą relacji biznesowych z klientami i kontrahentami,
● korzystaniem z narzędzi cyfrowych, w tym ze strony internetowej, formularzy kontaktowych oraz komunikacji elektronicznej.
Grupa Re-cruiter dokłada wszelkich starań, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa – w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi regulacjami krajowymi i unijnymi.
Celem niniejszej Polityki jest zapewnienie przejrzystości zasad przetwarzania danych osobowych oraz zgodności tych działań z obowiązującymi przepisami. Dokument zawiera informacje dotyczące:
● administratora danych oraz jego danych kontaktowych,
● zakresu i rodzaju przetwarzanych danych osobowych,
● celów oraz podstaw prawnych przetwarzania danych,
● kategorii odbiorców i zasad udostępniania danych,
● ewentualnego przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG),
● praw przysługujących osobom, których dane dotyczą.
Grupa Re-cruiter zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w RODO, w szczególności z poszanowaniem zasad: legalności, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności oraz poufności.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych – w zakresie danych przetwarzanych w ramach działalności gospodarczej – jest Re-cruiter Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Bracka 3/1A, 00-501 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000773344, NIP: 7010908839, REGON: 382632617.
Re-cruiter Sp. z o.o. działa również jako komplementariusz w następujących spółkach:
● Re-cruiter Sp. z o.o. Experts Sp.k., z siedzibą w Warszawie, ul. Bracka 3/1A, KRS: 0001172441, NIP: 7011260300, REGON: 541727192;
● Re-cruiter Sp. z o.o. Global Sp.k., z siedzibą w Warszawie, ul. Bracka 3/1A, KRS: 0001174523, NIP: 7011263379, REGON: 541930154;
● Re-cruiter Sp. z o.o. Progress Sp.k., z siedzibą w Warszawie, ul. Bracka 3/1A, KRS: 0001174527, NIP: 7011263362, REGON: 541930007.
Każda z powyższych spółek przetwarza dane osobowe we własnym imieniu, jako odrębny administrator danych, i samodzielnie decyduje o celach oraz sposobach ich przetwarzania.
Jeżeli masz pytania dotyczące tego, która spółka przetwarza Twoje dane, w jakim celu oraz na jakiej podstawie – skontaktuj się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w dalszej części niniejszej Polityki.
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz również skontaktować się z wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych (IOD) pod adresem e-mail: rodo@re-cruiter.eu
3. Technologie HR i zautomatyzowane przetwarzanie danych
Grupa Re-cruiter, jako dostawca usług w zakresie pośrednictwa pracy oraz rekrutacji, wdraża nowoczesne rozwiązania technologiczne w celu zwiększenia efektywności procesów kadrowych oraz poprawy dopasowania kandydatów do ofert zatrudnienia.
W ramach realizowanych działań Grupa Re-cruiter korzysta z systemów informatycznych umożliwiających między innymi:
● wstępną ocenę zgodności profilu kandydata z wymaganiami określonymi w ofertach pracy,
● pozyskiwanie uzupełniających informacji, które nie zostały zawarte w dokumentach aplikacyjnych,
● automatyczne przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej możliwości zatrudnienia lub dostępnych alternatywnych propozycji,
● wsparcie kandydatów w planowaniu rozwoju zawodowego poprzez identyfikację obszarów wymagających podniesienia kwalifikacji.
W wybranych przypadkach stosowane są również narzędzia interaktywnej komunikacji – takie jak chatboty – umożliwiające kandydatom wygodne uzupełnienie danych w dogodnym czasie, a także uzyskanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania bez konieczności bezpośredniego kontaktu z konsultantem.
Zastosowane technologie wspierają specjalistów Grupy Re-cruiter w analizie dużych zbiorów danych i pozwalają skoncentrować zasoby na tych etapach procesów rekrutacyjnych, które wymagają indywidualnego podejścia, wiedzy eksperckiej oraz oceny personalnej.
Grupa Re-cruiter nie stosuje całkowicie zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO). Oznacza to, że każda decyzja dotycząca zakwalifikowania kandydata do dalszych etapów rekrutacji lub zatrudnienia podejmowana jest przez człowieka, z uwzględnieniem przepisów prawa, zasad etyki zawodowej oraz interesów osób, których dane dotyczą.
Przetwarzanie danych osobowych w opisanych powyżej celach odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania – zgodnie z informacjami zawartymi w dalszej części niniejszej Polityki.
4. Odbiorcy danych osobowych
W związku z prowadzoną działalnością Grupa Re-cruiter, obejmująca Re-cruiter Sp. z o.o. oraz inne podmioty powiązane kapitałowo lub organizacyjnie, może przekazywać dane osobowe wybranym kategoriom odbiorców – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wynikających z przepisów prawa, wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów administratora.
Dane osobowe mogą być przekazywane w szczególności następującym kategoriom odbiorców:
● spółki wchodzące w skład Grupy Re-cruiter – działające jako odrębni administratorzy danych, w zakresie niezbędnym do realizacji procesów rekrutacyjnych, obsługi projektów kadrowych oraz utrzymania jednolitych standardów świadczenia usług;
● klienci Grupy Re-cruiter – w zakresie koniecznym do przedstawienia kandydatów, realizacji procesów rekrutacyjnych oraz zawierania lub wykonywania umów współpracy;
● podmioty świadczące usługi kadrowo-płacowe – obejmujące m.in. naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie rozliczeń podatkowych i składkowych, sporządzanie deklaracji ZUS i PIT;
● dostawcy rozwiązań informatycznych – w szczególności operatorzy systemów rekrutacyjnych (ATS), usług chmurowych, baz danych oraz narzędzi wspierających funkcjonowanie procesów operacyjnych;
● dostawcy usług komunikacyjnych i marketingowych – w zakresie niezbędnym do organizacji wydarzeń, wysyłki komunikatów rekrutacyjnych, prowadzenia kampanii informacyjnych lub kontaktu z kandydatami i klientami (np. poprzez systemy CRM, e-mailing, komunikatory);
● profesjonalni doradcy zewnętrzni i audytorzy – w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia audytów, zapewnienia zgodności z przepisami prawa, świadczenia usług doradczych (w tym podatkowych), a także reprezentowania administratora przed instytucjami zewnętrznymi;
● banki i instytucje ubezpieczeniowe – w związku z realizacją wypłat wynagrodzeń, obsługą ubezpieczeń pracowniczych, zakładaniem rachunków oraz przekazywaniem danych finansowych;
● organy administracji publicznej – takie jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych, urzędy skarbowe, Państwowa Inspekcja Pracy czy Krajowa Administracja Skarbowa – wyłącznie w przypadkach, gdy udostępnienie danych wynika z przepisów prawa;
● organy ścigania i wymiaru sprawiedliwości – w tym sądy, prokuratura i policja – jedynie w sytuacjach, w których obowiązek udostępnienia danych wynika z toczącego się postępowania lub decyzji uprawnionego organu.
5. Przekazywanie danych osobowych w szczególnych przypadkach i do państw trzecich (w tym na Ukrainę)
● Dane osobowe mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczególności na terytorium Ukrainy, przez upoważnionych pracowników Grupy Re-cruiter – w tym członków zespołów call center – działających w ramach tej samej struktury kapitałowej. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków służbowych, takich jak kontakt z
kandydatami oraz prowadzenie procesów rekrutacyjnych i operacyjnych. Dane nie są udostępniane niezależnym podmiotom trzecim.
● Przekazywanie danych realizowane jest za pośrednictwem wewnętrznego systemu informatycznego, przy zastosowaniu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych – w szczególności kontroli dostępu, nadawania uprawnień oraz zapewnienia poufności – zgodnie z art. 32 ust. 1 lit. b) i d) RODO oraz wewnętrznymi procedurami bezpieczeństwa obowiązującymi w Grupie Re-cruiter. Dostęp do
danych mają wyłącznie osoby upoważnione.
● W przypadku przetwarzania danych poza EOG stosowane są zabezpieczenia wymagane przez Rozporządzenie (UE) 2016/679, w tym standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), a w razie potrzeby również dodatkowe środki organizacyjne lub umowne zapewniające odpowiedni poziom ochrony.
● W razie przekształceń organizacyjnych lub zmian struktury właścicielskiej Grupy Re-cruiter – takich jak połączenia, podziały, przekształcenia lub zbycie przedsiębiorstwa – dane mogą zostać przekazane nowemu właścicielowi lub podmiotowi przejmującemu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i przy zachowaniu wymaganych zabezpieczeń.
● Każda osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się do Administratora z żądaniem uzyskania szczegółowych informacji na temat stosowanych zabezpieczeń oraz – w uzasadnionych przypadkach – kopii danych przekazywanych poza EOG. Kontakt możliwy jest za pośrednictwem danych wskazanych w sekcji „Kontakt” niniejszej Polityki.
6. Środki ochrony danych osobowych
Grupa Re-cruiter stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, w szczególności ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, utratą, zniszczeniem, modyfikacją lub innym naruszeniem integralności.
W ramach działań podejmowanych na rzecz ochrony danych wdrożone zostały m.in. następujące mechanizmy zabezpieczające:
● ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do upoważnionych pracowników oraz podmiotów współpracujących, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków służbowych lub realizacji celów określonych umownie;
● stosowanie zabezpieczeń technicznych, takich jak szyfrowanie danych, indywidualne hasła dostępu, zapory sieciowe (firewalle), mechanizmy autoryzacji i zabezpieczenia antywirusowe;
● bieżące monitorowanie integralności systemów informatycznych oraz ich regularna konserwacja i aktualizacja;
● wdrożenie wewnętrznych procedur kontroli dostępu i zarządzania uprawnieniami użytkowników;
● organizowanie szkoleń i działań uświadamiających dla pracowników oraz współpracowników w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.
W przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom zewnętrznym – np. dostawcom systemów IT, operatorom usług chmurowych lub usługodawcom kadrowo-płacowym – współpraca opiera się na zawartych umowach powierzenia danych, zgodnych z art. 28 RODO. Grupa Re-cruiter podejmuje współpracę wyłącznie z partnerami, którzy gwarantują wysoki poziom ochrony danych oraz zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi.
Jednocześnie należy pamiętać, że żaden system informatyczny nie jest całkowicie wolny od ryzyka. Dlatego Grupa Re-cruiter opracowała i wdrożyła procedury reagowania na incydenty naruszenia ochrony danych osobowych. Obejmują one m.in.: identyfikację i ocenę ryzyka, ograniczenie skutków naruszenia, dokumentację zdarzenia oraz – jeśli jest to wymagane – zgłoszenie incydentu do właściwego organu nadzorczego i poinformowanie osób, których dane dotyczą.
W przypadku naruszenia, które może skutkować wysokim ryzykiem dla praw lub wolności osób fizycznych, działania naprawcze są podejmowane niezwłocznie, z zachowaniem obowiązków wynikających z RODO i innych przepisów prawa.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Grupę Re-cruiter (w tym Re-cruiter Sp. z o.o. oraz podmioty powiązane), przysługują – w określonych przypadkach – następujące prawa związane z przetwarzaniem jej danych osobowych:
8. Realizacja praw osoby, której dane dotyczą
1. W celu skorzystania z któregokolwiek z praw wymienionych w sekcji 7 niniejszej Polityki, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem jednego z poniższych kanałów:
● adres e-mail: kontakt@re-cruiter.pl
● adres korespondencyjny: Re-cruiter Sp. z o.o., ul. Bracka 3/1A, 00-501 Warszawa
2. W trosce o bezpieczeństwo oraz ochronę Twoich danych osobowych, przed realizacją zgłoszonego wniosku możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości – w celu weryfikacji, że żądanie pochodzi od właściwej osoby.
3. W sytuacji, gdy realizacja zgłoszonego wniosku nie będzie możliwa – w szczególności z uwagi na obowiązki wynikające z przepisów prawa (np. w zakresie archiwizacji, obowiązków podatkowych, dokumentacyjnych lub obrony roszczeń) – poinformujemy Cię o przyczynach odmowy oraz przysługujących Ci środkach ochrony prawnej.
4. Odpowiedzi na Twoje zgłoszenie udzielimy niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od daty jego otrzymania. Jeżeli ze względu na złożoność sprawy lub liczbę żądań konieczne będzie wydłużenie tego terminu, poinformujemy Cię o tym przed upływem 30 dni, wskazując przyczynę opóźnienia oraz przewidywany nowy termin – zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO.
9. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
1. Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych przez Grupę Re-cruiter, w tym przez Re-cruiter Sp. z o.o. lub inne powiązane podmioty działające w ramach wspólnej struktury organizacyjno-kapitałowej, narusza obowiązujące przepisy – w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) – przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.
2. W Polsce organem nadzorczym odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
https://uodo.gov.pl
10. Aktualizacje Polityki Prywatności
1. Polityka Prywatności Grupy Re-cruiter może być okresowo zmieniana, w szczególności w związku z nowelizacją przepisów prawa, zmianami w sposobie przetwarzania danych osobowych lub rozwojem usług oraz narzędzi technologicznych.
2. Każda nowa wersja będzie publikowana na naszej stronie internetowej wraz z informacją o dacie wejścia w życie. Zalecamy regularne zapoznawanie się z jej treścią, aby być na bieżąco z aktualnymi zasadami przetwarzania danych.
3. W przypadku zmian mających istotny wpływ na Twoje prawa lub zakres przetwarzania, poinformujemy Cię w sposób jasny – np. poprzez wiadomość e-mail lub komunikat na stronie.
11. Ochrona danych osób odwiedzających witrynę internetową
1. Podczas korzystania z naszej strony internetowej mogą być gromadzone dane techniczne dotyczące urządzenia, z którego korzystasz, rodzaju przeglądarki oraz sposobu poruszania się po witrynie. W tym celu stosowane są pliki cookie oraz podobne technologie.
2. Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika w trakcie odwiedzania strony. Umożliwiają one m.in. zapamiętywanie ustawień użytkownika (np. języka), ułatwienie nawigacji, rozpoznawanie użytkownika przy kolejnych wizytach, analizę ruchu oraz optymalizację zawartości strony.
3. Korzystanie z plików cookie odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Użytkownik ma możliwość samodzielnego zarządzania plikami cookie poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej – w tym ograniczenia ich działania lub całkowitego zablokowania. Należy jednak pamiętać, że ograniczenie stosowania plików cookie może wpłynąć na funkcjonowanie strony internetowej.
12. Zakres danych zbieranych podczas korzystania z witryny internetowej
1. W trakcie korzystania z witryny internetowej Grupy Re-cruiter automatycznie mogą być rejestrowane dane techniczne dotyczące Twojego urządzenia oraz sposobu interakcji z serwisem.
2. W szczególności mogą być gromadzone następujące informacje:
● adres IP przypisany do urządzenia użytkownika,
● dane identyfikujące dostawcę usług internetowych,
● typ i model urządzenia, rozdzielczość ekranu,
● wersja systemu operacyjnego i przeglądarki internetowej,
● język interfejsu przeglądarki,
● przybliżona lokalizacja geograficzna (np. kraj, region),
● data i godzina uzyskania dostępu do witryny,
● adres URL strony odsyłającej (referrer),
● odwiedzane podstrony i sekcje serwisu,
● czas spędzony na stronie,
● kliknięcia w linki, przyciski i inne elementy interaktywne,
● informacje o plikach pobranych lub przesłanych przez użytkownika.
1. Dane te są wykorzystywane w następujących celach:
● analitycznych i statystycznych – np. analiza ruchu i zachowań użytkowników na stronie,
● technicznych – zapewnienie kompatybilności witryny z urządzeniami i przeglądarkami,
● optymalizacyjnych – poprawa szybkości działania i wydajności strony,
● funkcjonalnych – zapamiętywanie preferencji użytkownika i ustawień.
1. Informacje te są gromadzone automatycznie za pomocą plików cookies oraz podobnych technologii, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. W przypadku, gdy użytkownik kontaktuje się z nami za pośrednictwem formularzy dostępnych na stronie, zbierane mogą być również dane identyfikacyjne i kontaktowe niezbędne do obsługi zapytania (np. imię, adres e-mail, numer telefonu).
3. W związku z aktywnością Grupy Re-cruiter w mediach społecznościowych (takich jak Facebook, Instagram, LinkedIn, X czy TikTok), dane osobowe użytkowników mogą być również przetwarzane przez operatorów tych platform – zgodnie z zasadami ustalonymi przez ich administratorów. Zalecamy zapoznanie się z politykami prywatności tych serwisów, ponieważ dane tam przetwarzane podlegają zasadom
ustalonym przez właścicieli platform i mogą być regulowane przez inne przepisy niż te obowiązujące w ramach Grupy Re-cruiter.
13. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z art. 6 Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO), wyłącznie w jasno określonych celach i na odpowiednich podstawach prawnych. Dotyczy to zarówno administratora, jak i podmiotów powiązanych kapitałowo lub organizacyjnie.
1. Zarządzanie serwisem internetowym i infrastrukturą techniczną Cel: Zapewnienie prawidłowego działania strony internetowej oraz systemów wspierających jej funkcjonowanie.
Podstawa prawna:
✓ uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
✓ zgoda – jeśli wymagają tego lokalne przepisy lub ustawienia przeglądarki
2. Analiza statystyk i optymalizacja treści
Cel: Usprawnienie struktury i funkcjonalności serwisu, poprawa dostępności i wygody korzystania z witryny.
Podstawa prawna:
✓ uzasadniony interes administratora
✓ zgoda – w zakresie wymaganym przepisami prawa
3. Przesyłanie zamówionych materiałów i marketing bezpośredni
Cel: Wysyłanie informacji handlowych i branżowych (np. newsletterów, raportów, alertów) wyłącznie za uprzednią zgodą użytkownika.
Podstawa prawna:
✓ zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
✓ możliwość cofnięcia zgody w dowolnym momencie
4. Obsługa zapytań i komunikacja z użytkownikami
Cel: Udzielanie odpowiedzi na pytania, prowadzenie komunikacji z kandydatami, kontrahentami i klientami.
Podstawa prawna:
✓ uzasadniony interes administratora
✓ zgoda – jeśli wynika to z charakteru zapytania
5. Wykonywanie obowiązków prawnych i ochrona interesów
Cel: Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, współpraca z organami publicznymi, dochodzenie i obrona roszczeń.
Podstawa prawna:
✓ obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
✓ uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
14. Dane osobowe osób zatrudnionych i współpracujących
1. W związku z realizacją pracy przez osoby zatrudnione lub współpracujące z Grupą Re-cruiter (tj. Re-cruiter Sp. z o.o. oraz spółkami powiązanymi), dane osobowe tych osób są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do:
● nawiązania stosunku pracy lub współpracy,
● prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych lub umownych,
● realizacji rozliczeń kadrowo-płacowych i podatkowych,
● wypełnienia obowiązków archiwizacyjnych po zakończeniu zatrudnienia lub współpracy.
2. Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym Kodeksem pracy, ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, ustawami podatkowymi, ubezpieczeniowymi oraz RODO.
3. Zakres danych może obejmować m.in.:
● dane identyfikacyjne i kontaktowe – imię, nazwisko, adres, e-mail, numer telefonu, obywatelstwo, data urodzenia, płeć, znajomość języków;
● informacje zawodowe – stanowisko, miejsce pracy, struktura organizacyjna, e-mail służbowy, forma zatrudnienia;
● dane finansowe – numer rachunku, bank, NIP, informacje niezbędne do rozliczeń;
● informacje o wynagrodzeniu i świadczeniach – kwoty, częstotliwość wypłat, premie, benefity;
● oceny i dane o efektywności pracy – wyniki okresowe, raporty wewnętrzne, opinie przełożonych;
● informacje dotyczące postępowań dyscyplinarnych (jeśli miały miejsce);
● dane związane ze skargami lub zgłoszeniami nieprawidłowości;
● numery i identyfikatory urzędowe – PESEL, NIP, dokumenty tożsamości;
● dane rekrutacyjne – CV, listy motywacyjne, notatki z rozmów, zdjęcia, testy, referencje;
● informacje o podróżach służbowych – koszty, zakwaterowanie, dane z systemów rezerwacyjnych;
● dane przekazane dobrowolnie – np. przez e-mail, rozmowy lub infolinię;
● dane pojazdu służbowego – numer rejestracyjny, koszty użytkowania, przypisanie;
● materiały wizualne – zdjęcia/nagrania z wydarzeń firmowych (jeśli udział był dobrowolny);
● informacje o przynależności związkowej – tylko gdy są podane dobrowolnie lub wymagane przez prawo;
● dane osób bliskich – imię, relacja, kontakt – np. w celach awaryjnych lub socjalnych;
● dane identyfikacyjne wewnętrzne – numer pracownika, karta dostępu, rejestr wejść/wyjść;
● nagrania z monitoringu CCTV – w uzasadnionym zakresie dla celów bezpieczeństwa;
● wyniki ankiet wewnętrznych – anonimowych lub jawnych;
● dane o korzystaniu z systemów służbowych – logi, e-mail, przeglądarka, aplikacje;
● dane odwiedzających biura – imię, dokument tożsamości, numer pojazdu;
● dane zdrowotne – tylko w zakresie wymaganym prawem, np. absencja chorobowa, BHP, wypadki;
● dane zgodności z przepisami – np. weryfikacja sankcji, status PEP (osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne).
4. W związku z korzystaniem z systemów elektronicznych oraz stron internetowych należących do Grupy Re-cruiter, mogą być automatycznie gromadzone dane techniczne za pomocą plików cookie i podobnych technologii. Dane te obejmują m.in. informacje o urządzeniu, przeglądarce, adresie IP, interakcji z witryną oraz czasie korzystania z serwisów. Użytkownik ma możliwość zarządzania ustawieniami dotyczącymi plików cookie w swojej przeglądarce internetowej. Pliki te wykorzystywane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności w celach technicznych, analitycznych, funkcjonalnych i optymalizacyjnych.
Dlaczego potrzebujemy Twoich danych osobowych?
Dane osobowe osób wykonujących pracę tymczasową przetwarzane są przez Grupę Re-cruiter (w tym Re-cruiter Sp. z o.o. oraz powiązane spółki) w celu realizacji obowiązków kadrowych, administracyjnych i organizacyjnych, zgodnie z przepisami prawa pracy oraz zawartymi umowami.
Główne cele i podstawy prawne przetwarzania obejmują:
● Realizację umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej – w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, kontaktu, ewidencji czasu pracy oraz wypłaty wynagrodzenia.
● Wykonywanie obowiązków prawnych – wynikających z przepisów o zatrudnieniu pracowników tymczasowych, prawa pracy, przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych.
● Zarządzanie procesami kadrowymi – w tym świadczeniami pracowniczymi, nieobecnościami, rozliczeniami, obsługą szkoleń oraz rozwoju zawodowego.
● Zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami BHP – w tym zarządzanie ryzykiem zawodowym i incydentami w miejscu pracy.
● Wypełnianie obowiązków sprawozdawczych i audytowych – zarówno wewnętrznych, jak i wobec uprawnionych organów zewnętrznych.
● Realizację uzasadnionego interesu administratora – w zakresie monitorowania zgodności z politykami wewnętrznymi, prowadzenia analiz organizacyjnych,
zabezpieczenia infrastruktury, zarządzania flotą pojazdów, obsługi systemów IT i komunikacji.
● Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi i incydentami – np. ewakuacjami, zagrożeniami sanitarnymi, cyberbezpieczeństwem.
● Wykonywanie zobowiązań wobec klientów – w zakresie realizacji usług świadczonych na rzecz podmiotów korzystających z pracy tymczasowej.
● Obsługę sporów i postępowań prawnych – w tym przeciwdziałanie nadużyciom, obronę interesów organizacji oraz prowadzenie postępowań wyjaśniających.
● Udział w projektach rekrutacyjnych oraz działaniach integracyjnych – na podstawie zgody lub uzasadnionego interesu.
Warunki świadczenia usług i Polityka Prywatności
Administratorem Twoich danych osobowych jest Re-cruiter Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-501), ul. Bracka 3/1A, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000773344, NIP 7010908839, REGON 382632617, zwana dalej „Administratorem” lub „Spółką”.
Dane osobowe są przetwarzane w związku ze świadczeniem przez nas usług w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, w tym rekrutacji, selekcji kandydatów, doradztwa personalnego, pracy tymczasowej, delegowania pracowników, rozliczeń kadrowo-płacowych, organizacji szkoleń, coachingu, planowania kariery oraz szeroko rozumianego wsparcia HR (dalej: „Usługi”).
Re-cruiter konsekwentnie wdraża innowacyjne rozwiązania wspierające rozwój zawodowy kandydatów i skuteczną realizację procesów rekrutacyjnych. Naszym celem jest dostarczanie przejrzystych, profesjonalnych i dopasowanych do indywidualnych potrzeb rozwiązań – zarówno na rynku krajowym, jak i międzynarodowym.
Jakie dane osobowe zbieramy ?
W zależności od charakteru współpracy oraz wybranych usług, możemy przetwarzać różne kategorie danych osobowych. Dotyczy to w szczególności kandydatów aplikujących na oferty pracy lub biorących udział w projektach rekrutacyjnych prowadzonych przez Grupę Re-cruiter lub spółki powiązane. Zbierane dane obejmują:
● Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, obywatelstwo, data urodzenia, płeć;
● Dane z dokumentów aplikacyjnych: informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, dotychczasowych stanowiskach pracy, umiejętnościach, znajomości języków obcych, a także wszelkie dane zawarte w CV, liście motywacyjnym czy przekazane podczas rozmowy rekrutacyjnej (w tym notatki rekrutera);
● Informacje dotyczące wynagrodzenia i świadczeń: wysokość obecnego lub oczekiwanego wynagrodzenia, składniki premii, dodatki pracownicze;
● Wizerunek: zdjęcia i nagrania z udziału w spotkaniach rekrutacyjnych, wydarzeniach firmowych czy wideokonferencjach;
● Dane identyfikacyjne związane z bezpieczeństwem: w przypadku wizyty w biurze możemy rejestrować dane takie jak imię, nazwisko, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu lub numer dokumentu tożsamości – w celu zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego obiektów;
● Dane o stanie zdrowia (ograniczone do sytuacji przewidzianych prawem): mogą być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa sanitarnego lub spełnienia obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy (np. dotyczących zagrożeń epidemicznych);
● Dodatkowe dane dobrowolnie podane przez Ciebie: np. w korespondencji e-mailowej, rozmowach telefonicznych, komunikatorach lub innych formach kontaktu z naszym zespołem.
Dane te mogą pochodzić bezpośrednio od Ciebie lub – w niektórych przypadkach – zostać pozyskane z innych źródeł, np. od rekomendującej osoby trzeciej, portalu rekrutacyjnego, agencji partnerskiej lub w ramach outsourcingu. Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od Ciebie, poinformujemy Cię o tym w terminie do 30 dni od ich uzyskania, wskazując źródło danych i cel przetwarzania – z wyjątkiem przypadków, gdy taki obowiązek byłby niewspółmiernie trudny lub niemożliwy do zrealizowania.
Jakie dane osobowe przetwarzamy ?
W zależności od rodzaju świadczonych usług oraz charakteru relacji, Grupa Re-cruiter może gromadzić i przetwarzać różnorodne dane osobowe. Dotyczy to przede wszystkim kandydatów ubiegających się o pracę lub uczestniczących w projektach rekrutacyjnych realizowanych przez Spółkę lub na zlecenie partnerów biznesowych.
Zakres przetwarzanych danych może obejmować m.in.:
● Dane identyfikacyjne i kontaktowe – takie jak: imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, obywatelstwo, data urodzenia, płeć;
● Informacje zawarte w dokumentach aplikacyjnych – w tym dane o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, zatrudnieniu, kwalifikacjach, znajomości języków obcych oraz wszelkie informacje przekazane w CV, formularzach, liście motywacyjnym i podczas rozmów kwalifikacyjnych;
● Informacje dotyczące wynagrodzenia i benefitów – np. wysokość wynagrodzenia, oczekiwania płacowe, premie lub świadczenia dodatkowe;
● Wizerunek – zdjęcia lub nagrania wideo z udziału w spotkaniach, wydarzeniach rekrutacyjnych lub wideokonferencjach;
● Dane związane z kontrolą dostępu – np. dane podawane przy wejściu do biura: imię i nazwisko, numer telefonu, numer pojazdu, dane z dokumentu tożsamości;
● Dane o stanie zdrowia – wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami, np. związanych z medycyną pracy lub bezpieczeństwem sanitarnym;
● Dodatkowe informacje przekazane dobrowolnie – np. w korespondencji mailowej, rozmowach telefonicznych lub spotkaniach z przedstawicielami Spółki.
Cel i podstawa prawna przetwarzania
Dane przetwarzane są zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO i służą realizacji m.in. następujących celów:
● Realizacja usług rekrutacyjnych – umożliwienie kontaktu z kandydatem, dobór i przedstawienie oferty zatrudnienia, prowadzenie procesu rekrutacyjnego oraz doradztwo zawodowe. Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji umowy lub działań zmierzających do jej zawarcia.
● Zlecenie badań profilaktycznych i medycyny pracy – w celu spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.
● Doskonalenie procesów wewnętrznych i rozwój narzędzi informatycznych – przetwarzanie danych może służyć testowaniu, szkoleniu i aktualizacji systemów wspierających działalność Spółki, z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów anonimizacji.
● Prowadzenie działań prewencyjnych i obsługa sporów – w tym zabezpieczenie przed ewentualnymi roszczeniami i obrona interesów prawnych Spółki.
● Wypełnianie obowiązków prawnych – m.in. w zakresie prawa pracy, przepisów podatkowych czy zasad równości i różnorodności w zatrudnieniu.
● Organizacja wydarzeń i spotkań – np. warsztatów, szkoleń, konsultacji indywidualnych – na podstawie udzielonej zgody.
● Zbieranie opinii kandydatów i klientów – w ramach badania satysfakcji i poprawy jakości usług (na podstawie prawnie uzasadnionego interesu).
● Zarządzanie infrastrukturą i bezpieczeństwem – w tym kontrola dostępu, monitoring oraz działania prewencyjne.
● Realizacja procesów korporacyjnych – np. restrukturyzacje, zmiany właścicielskie czy fuzje.
Dodatkowe przetwarzanie danych
W związku z realizacją usług, Twoje dane mogą być również przetwarzane, jeśli jesteś zatrudniony u partnera biznesowego Grupy Re-cruiter np. w ramach kontaktów handlowych, ofertowania lub obsługi współpracy.
Jakie dane osobowe przetwarzamy ?
W zależności od rodzaju współpracy oraz charakteru świadczonych usług, Grupa Re –cruiter może przetwarzać różne kategorie danych osobowych, w tym:
● Dane identyfikacyjne i kontaktowe – imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (stacjonarny i komórkowy), płeć, podpis elektroniczny oraz języki, którymi się posługujesz;
● Dane zawodowe – obejmujące stanowisko, dział, miejsce wykonywania pracy oraz inne informacje służbowe;
● Materiały wizualne – fotografie oraz nagrania wideo z wydarzeń, konferencji, spotkań firmowych lub szkoleń, w których bierzesz udział;
● Informacje z ankiet – odpowiedzi udzielone w ramach badań opinii i satysfakcji;
● Dane rejestrowane podczas wizyt w siedzibach Spółki – w tym imię, nazwisko, dane kontaktowe, numer rejestracyjny pojazdu oraz dane z dokumentu tożsamości; w uzasadnionych przypadkach, np. w sytuacjach zagrożeń epidemiologicznych, mogą być również zbierane dane zdrowotne (np. objawy chorobowe);
● Dane przekazane dobrowolnie – wszelkie dodatkowe informacje, które zdecydujesz się nam przekazać, np. w korespondencji elektronicznej lub rozmowie;
● Dane dotyczące zgodności z przepisami o sankcjach – w zakresie weryfikacji, czy osoba pełni funkcję polityczną lub znajduje się na listach sankcyjnych, zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
W jakich celach przetwarzamy dane osobowe ?
Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
● Zarządzanie relacjami umownymi – w tym administrowanie relacjami z klientami i dostawcami.
Podstawa prawna: Niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.
● Działania marketingowe i rozwój działalności – wysyłka komunikatów handlowych, utrzymywanie relacji z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami.
Podstawa prawna: Zgoda osoby, której dane dotyczą, lub uzasadniony interes administratora.
● Zarządzanie bezpieczeństwem i infrastrukturą – monitorowanie dostępu do obiektów oraz ochrona zasobów i pracowników.
Podstawa prawna: Uzasadniony interes administratora.
● Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP) – zapewnienie bezpiecznych warunków pracy oraz ochrona zdrowia.
Podstawa prawna: Obowiązek prawny oraz uzasadniony interes lub ochrona żywotnych interesów.
● Fuzje, przejęcia i inne działania korporacyjne – analiza i przetwarzanie danych w związku z przekształceniami organizacyjnymi.
Podstawa prawna: Uzasadniony interes administratora.
● Organizacja wydarzeń firmowych i branżowych – planowanie i realizacja wydarzeń, które służą budowaniu relacji biznesowych.
Podstawa prawna: Uzasadniony interes.
● Zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń – wykrywanie nieprawidłowości, prowadzenie postępowań wyjaśniających.
Podstawa prawna: Obowiązek prawny oraz uzasadniony interes administratora.
● Wsparcie techniczne i bezpieczeństwo systemów IT – zapewnienie ochrony danych i systemów informatycznych.
Podstawa prawna: Uzasadniony interes administratora.
● Ankiety i badania jakościowe – zbieranie opinii w celu podnoszenia standardów obsługi.
Podstawa prawna: Uzasadniony interes administratora.
● Obsługa zgłoszeń naruszeń i sporów – rozpatrywanie skarg, prowadzenie postępowań wyjaśniających i dochodzenie roszczeń.
Podstawa prawna: Uzasadniony interes administratora.
● Zgodność z obowiązującym prawem – np. archiwizacja dokumentacji, przechowywanie danych księgowych i podatkowych.
Podstawa prawna: Obowiązek prawny.
● Monitorowanie zgodności z politykami wewnętrznymi – kontrola przestrzegania zasad i procedur obowiązujących w Spółce.
Podstawa prawna: Uzasadniony interes.
● Audyt i sprawozdawczość – przeprowadzanie kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, przygotowywanie raportów.
Podstawa prawna: Obowiązek prawny oraz uzasadniony interes administratora.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Konkretne okresy przechowywania zależą od charakteru relacji i podstawy przetwarzania:
● Dane kandydatów – do 24 miesięcy od momentu ostatniego kontaktu, aplikacji lub interakcji, o ile została wyrażona zgoda na Politykę Prywatności; w przypadku przetwarzania danych w celach marketingowych – do momentu wycofania zgody.
● Dane związane z relacjami handlowymi i umowami – przez czas trwania współpracy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa (np. podatkowymi, księgowymi, archiwizacyjnymi).
● Dane pracownicze:
● do 50 lat – dla umów zawartych przed 1 stycznia 2019 r.,
● do 10 lat – dla zatrudnienia rozpoczętego od 1 stycznia 2019 r.,
● co najmniej 5 lat – dla umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, B2B).
Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne dla:
● realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa,
● dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (np. w związku z toczącymi się postępowaniami prawnymi),
● lub spełnienia wymogów kontrolnych i audytowych.
Po upływie obowiązujących okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób trwały i bezpieczny.
WYŚLIJ DO NAS WIADOMOŚĆ
ODZWONIMY DO CIEBIE NIEZWŁOCZNIE
Bracka 3/lok 1A,
00-501 Warszawa, Polska
SKONTAKTUJ SIĘ
