Datenschutzerklärung – Anwendungsbereich und Zweck

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung legt die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Re-cruiter Sp. z o.o. sowie kapital- oder organisatorisch verbundene Unternehmen (nachfolgend gemeinsam: Re-cruiter Gruppe) fest, die als Zeitarbeitsagenturen und Unternehmen im Bereich der Personalvermittlung, Personalberatung sowie Arbeitnehmerüberlassung für externe Kunden tätig sind.

Diese Richtlinie gilt für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit folgenden Tätigkeiten erhoben und verarbeitet werden:
● Durchführung von Rekrutierungsprozessen und Überlassung von Zeitarbeitnehmern,
● Pflege von Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Geschäftspartnern,
● Nutzung digitaler Werkzeuge, einschließlich der Website, Kontaktformulare und elektronischer Kommunikation.

Die Re-cruiter Gruppe setzt alles daran, die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den geltenden Rechtsvorschriften – insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), dem polnischen Datenschutzgesetz sowie anderen einschlägigen nationalen und EU-Vorschriften – durchzuführen.

Zweck dieser Erklärung ist es, Transparenz über die Grundsätze der Datenverarbeitung zu gewährleisten und deren Konformität mit den geltenden Gesetzen sicherzustellen. Dieses Dokument enthält Informationen zu:
● dem Datenverantwortlichen und seinen Kontaktdaten,
● dem Umfang und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten,
● den Zwecken und rechtlichen Grundlagen der Verarbeitung,
● den Empfängerkategorien und Grundsätzen der Datenweitergabe,
● einer möglichen Übermittlung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR),
● den Rechten der betroffenen Personen.

Die Re-cruiter Gruppe verpflichtet sich zur Einhaltung der in der DSGVO festgelegten Grundsätze, insbesondere der Rechtmäßigkeit, Fairness, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit.

2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Geschäftstätigkeit ist:
Re-cruiter Sp. z o.o., mit Sitz in Warschau, ul. Bracka 3/1A, 00-501 Warschau, eingetragen im Unternehmensregister des Nationalen Gerichtsregisters unter der Nummer KRS: 0000773344, NIP: 7010908839, REGON: 382632617.
Re-cruiter Sp. z o.o. agiert auch als Komplementär in den folgenden Gesellschaften:
● Re-cruiter Sp. z o.o. Experts Sp.k., Sitz: Warschau, ul. Bracka 3/1A, KRS: 0001172441, NIP: 7011260300, REGON: 541727192,
● Re-cruiter Sp. z o.o. Global Sp.k., Sitz: Warschau, ul. Bracka 3/1A, KRS: 0001174523, NIP: 7011263379, REGON: 541930154,
● Re-cruiter Sp. z o.o. Progress Sp.k., Sitz: Warschau, ul. Bracka 3/1A, KRS: 0001174527, NIP: 7011263362, REGON: 541930007.

Jede dieser Gesellschaften verarbeitet personenbezogene Daten im eigenen Namen als eigenständiger Verantwortlicher und entscheidet selbstständig über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung.
Wenn Sie Fragen dazu haben, welches Unternehmen Ihre Daten verarbeitet, zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage – kontaktieren Sie uns bitte über die in dieser Erklärung angegebenen Kontaktdaten.
Für Datenschutzanliegen können Sie sich auch an den Datenschutzbeauftragten (DSB) unter folgender E-Mail-Adresse wenden: rodo@re-cruiter.eu

3. HR-Technologien und automatisierte Datenverarbeitung

Die Re-cruiter Gruppe setzt als Anbieter von Arbeitsvermittlungs- und Rekrutierungsdienstleistungen moderne technologische Lösungen ein, um die Effizienz von HR-Prozessen zu erhöhen und die Passgenauigkeit zwischen Kandidaten und Stellenangeboten zu verbessern.

Dabei werden unter anderem folgende IT-Systeme genutzt:
● Vorab-Abgleich des Kandidatenprofils mit den Stellenanforderungen,
● Erhebung ergänzender Informationen, die nicht in Bewerbungsunterlagen enthalten sind,
● Automatisierte Rückmeldungen zu Beschäftigungsmöglichkeiten oder alternativen Angeboten,
● Unterstützung bei der beruflichen Entwicklung durch Identifikation von Qualifikationslücken.

In bestimmten Fällen kommen auch interaktive Kommunikationstools wie Chatbots zum Einsatz, die den Kandidaten eine bequeme Dateneingabe ermöglichen sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen liefern – ohne direkten Kontakt zu einem Berater. Diese Technologien unterstützen die Spezialisten der Re-cruiter Gruppe bei der Analyse großer Datenmengen und ermöglichen eine Fokussierung auf jene Prozessphasen, die ein individuelles Vorgehen, Fachwissen und persönliche Einschätzung erfordern.

Die Re-cruiter Gruppe trifft keine Entscheidungen ausschließlich auf automatisierter Basis im Sinne von Art. 22 DSGVO. Jede Entscheidung zur Aufnahme in den weiteren Rekrutierungsprozess oder zur Einstellung wird durch eine natürliche Person unter Beachtung gesetzlicher Vorschriften, berufsethischer Grundsätze sowie der Interessen der betroffenen Personen getroffen.

Die Datenverarbeitung in den oben genannten Fällen erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Den betroffenen Personen steht das Recht zu, Widerspruch gegen eine solche Verarbeitung einzulegen – wie in dieser Erklärung näher erläutert.

4. Empfänger personenbezogener Daten

Im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit kann die Re-cruiter Gruppe – bestehend aus Re-cruiter Sp. z o.o. und verbundenen Unternehmen – personenbezogene Daten bestimmten Kategorien von Empfängern übermitteln, ausschließlich im erforderlichen Umfang zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Vertragsdurchführung oder auf Grundlage berechtigter Interessen.
Empfängerkategorien können insbesondere sein:
● Unternehmen der Re-cruiter Gruppe – als eigenständige Verantwortliche zur Durchführung von Rekrutierungsprozessen, Personalprojekten und zur Sicherstellung einheitlicher Dienstleistungsstandards,
● Kunden der Re-cruiter Gruppe – zur Vorstellung von Kandidaten, Vertragsabschlüssen und Projektabwicklung,
● Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten – inkl. Steuer-, Sozialversicherungs- und Lohnmeldungen,
● IT-Dienstleister – insbesondere Betreiber von ATS-Systemen, Cloud-Diensten und operativen Tools,
● Kommunikations- und Marketingdienstleister – zur Eventorganisation, Versendung von Nachrichten oder Durchführung von Informationskampagnen (z. B. CRM-Systeme, E-Mail-Versand, Messenger),
● externe Berater und Prüfer – zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Durchführung von Audits oder rechtlicher Vertretung,
● Banken und Versicherungen – im Zusammenhang mit Gehaltszahlungen, Versicherungen oder Kontoführung,
● Behörden – z. B. Sozialversicherung, Steuerbehörden, Arbeitsinspektion – wenn gesetzlich vorgeschrieben,
● Strafverfolgungs- und Justizbehörden – nur bei bestehender gesetzlicher Pflicht oder behördlicher Anordnung.

5. Datenübermittlung in besonderen Fällen und in Drittländer (einschließlich Ukraine)

Personenbezogene Daten können auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), insbesondere in der Ukraine, durch autorisierte Mitarbeitende der Re-cruiter Gruppe verarbeitet werden – etwa durch Callcenter-Teams innerhalb derselben Unternehmensstruktur. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen dienstlicher Aufgaben wie der Kommunikation mit Bewerbern oder Abwicklung von Rekrutierungs- und operativen Prozessen. Es erfolgt keine Weitergabe an unabhängige Dritte.

Die Übermittlung erfolgt über interne IT-Systeme unter Anwendung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen – insbesondere Zugriffs- und Berechtigungskontrollen sowie Vertraulichkeitsschutz – gemäß Art. 32 Abs. 1 lit. b und d DSGVO sowie internen Sicherheitsrichtlinien der Re-cruiter Gruppe. Zugang erhalten nur autorisierte Personen.

Bei Verarbeitung außerhalb des EWR kommen die in der DSGVO vorgesehenen Sicherheitsmaßnahmen zur Anwendung, darunter Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie – falls erforderlich – zusätzliche organisatorische oder vertragliche Schutzmaßnahmen.

Im Falle organisatorischer Umstrukturierungen oder Eigentümerwechsel innerhalb der Re-cruiter Gruppe – etwa bei Fusionen, Teilungen, Umwandlungen oder Veräußerungen – können Daten dem neuen Eigentümer oder übernehmenden Unternehmen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften übermittelt werden.

Jede betroffene Person kann beim Verantwortlichen detaillierte Informationen zu den eingesetzten Schutzmaßnahmen sowie – in begründeten Fällen – eine Kopie der außerhalb des EWR übermittelten Daten anfordern. Kontaktmöglichkeiten sind im Abschnitt „Kontakt“ dieser Erklärung aufgeführt.

6. Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten

Die Re-cruiter Gruppe wendet angemessene technische und organisatorische Maßnahmen an, um die Sicherheit der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten – insbesondere zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Verlust, Zerstörung, Veränderung oder sonstigen Beeinträchtigungen der Datenintegrität.

Zu den eingeführten Schutzmechanismen gehören insbesondere:
● Beschränkter Datenzugriff nur für autorisierte Mitarbeitende und vertraglich gebundene Dritte im notwendigen Umfang zur Erfüllung dienstlicher Aufgaben oder vertraglich vereinbarter Zwecke,
● technische Sicherheitsmaßnahmen, wie Datenverschlüsselung, individuelle Zugangspasswörter, Firewalls, Authentifizierungsmechanismen und Antivirenschutz,
● laufende Systemüberwachung sowie regelmäßige Wartung und Aktualisierung der IT-Systeme,
● interne Richtlinien zur Zugriffskontrolle und Verwaltung von Benutzerrechten,
● Sensibilisierung und Schulungen für Mitarbeitende und externe Partner zu Datenschutz und Informationssicherheit.

Bei der Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten durch externe Dienstleister – etwa IT-Anbieter, Cloud-Service-Betreiber oder Lohnabrechnungsdienste – erfolgt die Zusammenarbeit auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Re-cruiter Gruppe arbeitet ausschließlich mit Partnern zusammen, die ein hohes Datenschutzniveau und die Einhaltung der geltenden Vorschriften garantieren. Gleichzeitig ist zu beachten, dass kein IT-System absolut risikofrei ist. Daher hat die Re-cruiter Gruppe Reaktionsverfahren für Datenschutzverletzungen entwickelt und implementiert. Diese beinhalten: Identifikation und Risikobewertung, Eindämmung der Auswirkungen, Ereignisdokumentation sowie – soweit erforderlich – Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde und Information der betroffenen Personen.

Im Falle einer Verletzung, die ein hohes Risiko für die Rechte oder Freiheiten natürlicher Personen darstellen kann, werden unverzüglich Abhilfemaßnahmen ergriffen, unter Einhaltung der DSGVO und anderer gesetzlicher Verpflichtungen.

7. Rechte der betroffenen Personen

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen jeder Person, deren personenbezogene Daten durch die Re-cruiter Gruppe (einschließlich Re-cruiter Sp. z o.o. und verbundenen Unternehmen) verarbeitet werden, unter bestimmten Voraussetzungen folgende Rechte zu:
● Recht auf Information
Sie haben das Recht auf klare, transparente und leicht zugängliche Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten – insbesondere hinsichtlich des Zwecks, der Rechtsgrundlage, der Speicherdauer und Ihrer Rechte. Diese Informationen finden Sie in dieser Datenschutzerklärung.
● Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, können Sie Zugang zu diesen Daten und zu folgenden Informationen verlangen: Verarbeitungszwecke, Datenkategorien, Herkunft (falls nicht direkt von Ihnen erhoben), Empfänger und geplante Speicherdauer. Ebenso können Sie eine Kopie der verarbeiteten Daten anfordern.
● Recht auf Berichtigung
Wenn Ihre Daten unrichtig, unvollständig oder veraltet sind, können Sie deren unverzügliche Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.
● Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, insbesondere wenn:
– die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind,
– Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und keine andere Rechtsgrundlage vorliegt,
– die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden,
– Sie wirksam Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Bitte beachten Sie, dass es Fälle geben kann, in denen wir zur weiteren Verarbeitung verpflichtet sind – etwa aus steuerrechtlichen oder arbeitsrechtlichen Gründen.
● Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Dieses Recht besteht u. a. in folgenden Fällen:
– Sie bestreiten die Richtigkeit der Daten,
– die Verarbeitung ist unrechtmäßig, aber Sie lehnen die Löschung ab,
– wir benötigen die Daten nicht mehr, Sie jedoch zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen,
– Sie haben Widerspruch eingelegt – bis zur Entscheidung über dessen Zulässigkeit.

Während der Einschränkung werden die Daten gespeichert, aber nicht weiterverarbeitet.
● Recht auf Datenübertragbarkeit
Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten – oder, wenn technisch möglich, die direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
● Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus berechtigtem Interesse jederzeit zu widersprechen – einschließlich etwaiger Profilbildung. In diesem Fall beenden wir die Verarbeitung, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe oder sie ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Bei Direktmarketing führt der Widerspruch sofort zur Beendigung der Verarbeitung zu diesem Zweck.
● Recht auf Widerruf der Einwilligung
Wenn Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft und lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt.
● Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu sein

Sie haben das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruht und rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen hat. Dieses Recht gilt nicht, wenn:
a) die Entscheidung zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist,
b) Sie ausdrücklich zugestimmt haben,
c) gesetzliche Vorschriften dies vorsehen, sofern angemessene Schutzmaßnahmen getroffen wurden.

8. Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung eines der in Abschnitt 7 genannten Rechte können Sie uns über die folgenden Kanäle kontaktieren:
E-Mail: kontakt@re-cruiter.pl
Postanschrift: Re-cruiter Sp. z o.o., ul. Bracka 3/1A, 00-501 Warschau
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten können wir Sie vor der Bearbeitung Ihrer Anfrage um einen Identitätsnachweis bitten, um sicherzustellen, dass das Ersuchen von der richtigen Person stammt.
Wenn die Erfüllung des Antrags nicht möglich ist – z. B. aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (etwa Steuerrecht, Arbeitsrecht, Dokumentationspflichten) – werden Sie über die Gründe sowie über Ihre rechtlichen Möglichkeiten informiert.

Sie erhalten unsere Antwort unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen nach Eingang Ihrer Anfrage. Sollte die Bearbeitung aufgrund der Komplexität oder Anzahl der Anfragen mehr Zeit in Anspruch nehmen, informieren wir Sie rechtzeitig über die Verlängerung und den neuen Bearbeitungszeitraum – gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Re-cruiter Gruppe – einschließlich Re-cruiter Sp. z o.o. oder verbundene Unternehmen – gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, insbesondere gegen die DSGVO, steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu. In Polen ist die zuständige Aufsichtsbehörde:
Präsident des Amts für den Schutz personenbezogener Daten (PUODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warschau
https://uodo.gov.pl

10. Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung der Re-cruiter Gruppe kann regelmäßig aktualisiert werden – insbesondere im Hinblick auf Gesetzesänderungen, neue Arten der Datenverarbeitung oder technologische Weiterentwicklungen. Jede neue Version wird mit Angabe des Inkrafttretensdatums auf unserer Website veröffentlicht. Wir empfehlen, die Erklärung regelmäßig zu lesen, um über aktuelle Datenschutzregelungen informiert zu bleiben. Bei wesentlichen Änderungen, die sich auf Ihre Rechte oder die Zwecke der Datenverarbeitung auswirken, informieren wir Sie auf transparente Weise – z. B. per E-Mail oder über eine Mitteilung auf unserer Website.

11. Datenschutz für Website-Besucher

Beim Besuch unserer Website können technische Daten über das von Ihnen verwendete Gerät, den Browsertyp und Ihre Navigation auf der Website erfasst werden. Zu diesem Zweck kommen Cookies und ähnliche Technologien zum Einsatz. Cookies sind kleine Textdateien, die während des Besuchs auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Sie ermöglichen unter anderem:
● das Speichern von Nutzerpräferenzen (z. B. Spracheinstellungen),
● eine einfachere Navigation,
● die Wiedererkennung des Nutzers bei späteren Besuchen,
● die Analyse des Nutzerverhaltens sowie
● die Optimierung der Webseiteninhalte.

Der Einsatz von Cookies erfolgt im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften. Nutzer haben die Möglichkeit, Cookies selbst über die Einstellungen ihres Webbrowsers zu verwalten – einschließlich der Einschränkung oder vollständigen Deaktivierung dieser Funktionen. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Einschränkung der Cookie-Nutzung die Funktionalität der Website beeinträchtigen kann.

12. Umfang der während der Websitenutzung erfassten Daten

Beim Besuch der Website der Re-cruiter Gruppe können automatisch technische Daten über Ihr Gerät und Ihre Interaktion mit der Website erfasst werden. Erfasst werden insbesondere folgende Informationen:
● IP-Adresse des verwendeten Geräts,
● Informationen zum Internetdienstanbieter,
● Gerätetyp und -modell, Bildschirmauflösung,
● Version des Betriebssystems und des Webbrowsers,
● Spracheinstellungen des Browsers,
● ungefähre geografische Lage (z. B. Land, Region),
● Datum und Uhrzeit des Websitezugriffs,
● Referrer-URL (verweisende Seite),
● besuchte Unterseiten und Websitebereiche,
● Verweildauer auf der Website,
● Klicks auf Links, Schaltflächen und andere interaktive Elemente,
● Informationen zu heruntergeladenen oder hochgeladenen Dateien.
Diese Daten werden zu folgenden Zwecken verwendet:
● Analyse und Statistik – z. B. Auswertung des Nutzerverhaltens und des Datenverkehrs,
● Technische Optimierung – Gewährleistung der Kompatibilität mit Geräten und Browsern,
● Performanceverbesserung – Optimierung der Ladegeschwindigkeit und Leistung,
● Funktionalität – Speicherung von Nutzereinstellungen und Präferenzen.

Diese Informationen werden automatisch mithilfe von Cookies und ähnlichen Technologien erfasst – gemäß den geltenden gesetzlichen Vorschriften. Wenn Nutzer über Kontaktformulare auf der Website mit uns kommunizieren, können zusätzlich personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zur Bearbeitung der Anfrage erfasst werden.

Im Zusammenhang mit der Aktivität der Re-cruiter Gruppe in sozialen Netzwerken (wie Facebook, Instagram, LinkedIn, X oder TikTok) können personenbezogene Daten der Nutzer auch durch die Betreiber dieser Plattformen verarbeitet werden – gemäß den von ihnen festgelegten Datenschutzrichtlinien. Wir empfehlen, sich mit den jeweiligen Datenschutzerklärungen dieser Dienste vertraut zu machen, da deren Verarbeitung unter Umständen anderen rechtlichen Rahmenbedingungen unterliegt als denen der Re-cruiter Gruppe.

13. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß den geltenden gesetzlichen Vorschriften – insbesondere gemäß Art. 6 DSGVO – ausschließlich zu klar definierten Zwecken und auf angemessener rechtlicher Grundlage. Dies gilt für den Verantwortlichen wie auch für verbundene Unternehmen.
Betrieb der Website und technischer Infrastruktur
Zweck: Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktion der Website und der unterstützenden IT-Systeme.
Rechtsgrundlage:
✓ berechtigtes Interesse des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
✓ Einwilligung – sofern gesetzlich oder browserseitig erforderlich
Statistische Auswertung und Inhaltsoptimierung
Zweck: Verbesserung der Struktur, Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit der Website.
Rechtsgrundlage:
✓ berechtigtes Interesse des Verantwortlichen
✓ Einwilligung – soweit gesetzlich vorgeschrieben
Versand angeforderter Materialien und Direktmarketing
Zweck: Versand von Handels- und Brancheninformationen (z. B. Newsletter, Berichte, Hinweise) ausschließlich nach vorheriger Einwilligung des Nutzers.
Rechtsgrundlage:
✓ Einwilligung des Nutzers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
✓ Möglichkeit des jederzeitigen Widerrufs
Bearbeitung von Anfragen und Kommunikation mit Nutzern
Zweck: Beantwortung von Fragen und Kommunikation mit Bewerbern, Geschäftspartnern und Kunden.
Rechtsgrundlage:
✓ berechtigtes Interesse des Verantwortlichen
✓ Einwilligung – je nach Art der Anfrage
Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und Schutz berechtigter Interessen
Zweck: Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, Zusammenarbeit mit Behörden, Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen.
Rechtsgrundlage:
✓ rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
✓ berechtigtes Interesse des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

14. Personenbezogene Daten von Beschäftigten und Kooperationspartnern

Im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung durch Beschäftigte oder Kooperationspartner der Re-cruiter Gruppe (d. h. Re-cruiter Sp. z o.o. sowie verbundene Unternehmen) werden die personenbezogenen Daten dieser Personen ausschließlich in dem Umfang verarbeitet, der erforderlich ist für:
● die Begründung eines Arbeits- oder Kooperationsverhältnisses,
● die ordnungsgemäße Erfüllung dienstlicher oder vertraglicher Pflichten,
● die Durchführung von Personal-, Lohn- und Steuerabrechnungen,
● die Erfüllung von Archivierungspflichten nach Beendigung des Beschäftigungs- oder Kooperationsverhältnisses.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, einschließlich des Arbeitsgesetzbuches, des Gesetzes über die Beschäftigung von Leiharbeitnehmern, der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften sowie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung).
Der Umfang der verarbeiteten Daten kann insbesondere Folgendes umfassen:
● Identifikations- und Kontaktdaten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Geschlecht, Sprachkenntnisse;
● Berufliche Informationen: Position, Einsatzort, Organisationsstruktur, dienstliche E-Mail, Beschäftigungsform;
● Finanzdaten: Kontonummer, Bankverbindung, Steueridentifikationsnummer, Angaben zur Abrechnung;
● Gehalts- und Leistungsinformationen: Höhe, Auszahlungshäufigkeit, Boni, Zusatzleistungen;
● Leistungsbewertungen: interne Berichte, Feedback von Vorgesetzten, Beurteilungen;
● Disziplinarmaßnahmen: falls erfolgt;
● Beschwerden oder Meldungen von Unregelmäßigkeiten;
● Behördliche Identifikationsnummern: PESEL, NIP, Ausweisdaten;
● Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Motivationsschreiben, Interviewnotizen, Fotos, Tests, Referenzen;
● Dienstreisen: Kosten, Unterkunft, Buchungsdaten;
● Freiwillig übermittelte Daten: z. B. per E-Mail, Telefon oder über die Hotline;
● Fahrzeugdaten: Dienstwagen-Kennzeichen, Nutzungskosten, Zuordnung;
● Bild- und Videomaterial: Fotos/Videos von Firmenevents (bei freiwilliger Teilnahme);
● Gewerkschaftszugehörigkeit: nur bei freiwilliger Angabe oder gesetzlicher Pflicht;
● Daten nahestehender Personen: Name, Beziehung, Kontaktdaten – z. B. für Notfälle;
● Interne Identifikationsdaten: Mitarbeitendennummer, Zugangskarte, Zutrittsprotokolle;
● CCTV-Aufnahmen: im notwendigen Umfang zur Sicherheit;
● Interne Umfrageergebnisse: anonym oder namentlich;
● Nutzungsdaten interner Systeme: Protokolle, E-Mails, Browser, Anwendungen;
● Daten von Besuchern der Büros: Name, Ausweisdaten, Kfz-Kennzeichen;
● Gesundheitsdaten: nur im gesetzlich zulässigen Rahmen – z. B. Krankmeldungen, Arbeitsschutz, Unfälle;
● Compliance-bezogene Informationen: z. B. Sanktionsprüfung, Status als politisch exponierte Person (PEP).

Durch die Nutzung elektronischer Systeme und Websites der Re-cruiter Gruppe können auch automatisch technische Daten über Cookies und ähnliche Technologien erfasst werden – darunter Geräteinformationen, IP-Adresse, Browser, Nutzungsdauer, Interaktionen mit der Website. Diese Daten werden im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften verarbeitet, insbesondere zu technischen, analytischen, funktionalen und optimierenden Zwecken. Die Cookie-Einstellungen können im Browser verwaltet werden.

Warum benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Personenbezogene Daten von Zeitarbeitskräften werden durch die Re-cruiter Gruppe (einschließlich Re-cruiter Sp. z o.o. und verbundene Unternehmen) verarbeitet, um arbeits-, verwaltungs- und organisationsbezogene Pflichten gemäß geltendem Arbeitsrecht und den abgeschlossenen Verträgen zu erfüllen.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung umfassen insbesondere:
● Erfüllung des Arbeits- oder Dienstvertrags: einschließlich Personaldokumentation, Kommunikation, Zeiterfassung, Gehaltszahlungen.
● Erfüllung gesetzlicher Pflichten: gemäß Zeitarbeitsrecht, Arbeitsrecht, Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften.
● Verwaltung von Personalprozessen: Leistungen, Fehlzeiten, Abrechnungen, Schulungen, berufliche Entwicklung.
● Sicherstellung von Arbeitsschutz und BHP-Konformität: einschließlich Risikomanagement und Unfallbearbeitung.
● Erfüllung von Berichts- und Prüfpflichten: intern oder gegenüber externen Stellen.
● Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen: Compliance, Analysen, IT-Sicherheit, Fuhrparkmanagement, Systemnutzung.
● Krisenmanagement und Vorfallreaktion: z. B. Evakuierung, Gesundheitsschutz, Cyber-Sicherheit.
● Erbringung von Dienstleistungen gegenüber Kunden: in Bezug auf Zeitarbeitsprojekte.
● Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten: Missbrauchsprävention, Interessenwahrung, interne Untersuchungen.
● Teilnahme an Rekrutierungs- oder Integrationsmaßnahmen: auf Basis Ihrer Einwilligung oder berechtigten Interessen.

Bedingungen der Dienstleistungserbringung und Datenschutzrichtlinie Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist: Re-cruiter Sp. z o.o., mit Sitz in ul. Bracka 3/1A, 00-501 Warschau, eingetragen beim Amtsgericht Warschau, XII. Handelsabteilung des Landesgerichtsregisters unter KRS-Nr.: 0000773344, NIP: 7010908839, REGON: 382632617 (nachfolgend: „Verantwortlicher“ oder „Unternehmen“).

Die personenbezogenen Daten werden im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen im Bereich Human Resources verarbeitet – insbesondere im Rahmen von Rekrutierung, Auswahl, Personalberatung, Zeitarbeit, Arbeitnehmerentsendung, Lohnbuchhaltung, Schulungsorganisation, Coaching, Karriereplanung und allgemeiner HR-Unterstützung (nachfolgend: „Dienstleistungen“).

Re-cruiter implementiert fortlaufend innovative Lösungen zur Förderung der beruflichen Entwicklung und effektiven Durchführung von Rekrutierungsprozessen. Unser Ziel ist es, klare, professionelle und individuell angepasste Lösungen sowohl im In- als auch im Ausland bereitzustellen.

Welche personenbezogenen Daten erheben wir?
Je nach Art der Zusammenarbeit und gewählter Dienstleistungen können verschiedene Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden – insbesondere von Bewerbern, die sich auf Stellenangebote bewerben oder an Rekrutierungsprojekten der Re-cruiter Gruppe oder ihrer Partner teilnehmen.
Erhobene Daten umfassen u. a.:
● Identifikations- und Kontaktdaten: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Geschlecht;
● Daten aus Bewerbungsunterlagen: Ausbildung, Berufserfahrung, bisherige Positionen, Fähigkeiten, Sprachkenntnisse, Daten aus dem Lebenslauf, Anschreiben, Interviewnotizen;
● Informationen zum Gehalt und Leistungen: aktuelles oder gewünschtes Gehalt, Bonusbestandteile, Zusatzleistungen;
● Bilddaten: Fotos/Videos von Bewerbungsgesprächen, Firmenevents, Online-Meetings;
● Sicherheitsbezogene Identifikationsdaten: bei Bürobesuch – Name, Telefonnummer, Fahrzeugkennzeichen, Ausweisdokumente;
● Gesundheitsdaten: nur im gesetzlich zulässigen Umfang, z. B. zur Erfüllung von Arbeitgeberpflichten oder Gesundheitsschutz;
● Freiwillig übermittelte Daten: z. B. per E-Mail, Telefon oder in Gesprächen mit unserem Team.

Diese Daten können direkt von Ihnen oder – in Einzelfällen – aus anderen Quellen stammen, z. B. von einem Dritten, einem Stellenportal, einer Partneragentur oder durch Outsourcing. Sollten die Daten nicht direkt von Ihnen stammen, informieren wir Sie darüber innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt – einschließlich Quelle und Zweck – außer, wenn dies mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden wäre.
Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung Personenbezogene Daten werden gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben a, b, c und f der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet. Die Verarbeitung dient insbesondere der Erbringung von Rekrutierungsdienstleistungen, wie der Kontaktaufnahme mit Kandidaten, der Auswahl und Präsentation von Beschäftigungsangeboten, der Durchführung
von Rekrutierungsprozessen sowie der beruflichen Beratung. Die Datenverarbeitung ist erforderlich zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Ein weiterer Zweck besteht in der Anordnung arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen, um arbeitsrechtlichen Pflichten nachzukommen. Darüber hinaus kann die Verarbeitung auch der Verbesserung interner Prozesse und der Weiterentwicklung von IT-Systemen dienen, beispielsweise durch Tests, Schulungen und Systemaktualisierungen, wobei geeignete Anonymisierungsmechanismen angewendet
werden.

Die Datenverarbeitung erfolgt auch zur Durchführung präventiver Maßnahmen und zur Bearbeitung von Streitfällen, insbesondere zum Schutz vor möglichen Ansprüchen und zur Verteidigung der rechtlichen Interessen des Unternehmens. Gesetzliche Verpflichtungen, etwa aus dem Arbeitsrecht, Steuerrecht oder Gleichstellungsrecht, begründen ebenfalls eine Verarbeitung.

Einwilligungsbasiert kann die Organisation von Veranstaltungen wie Workshops, Schulungen oder individuellen Beratungen erfolgen. Zudem werden zur Verbesserung der Servicequalität Meinungen und Rückmeldungen von Kandidaten und Kunden eingeholt, was im berechtigten Interesse des Unternehmens liegt. Weitere Zwecke sind das Management der Infrastruktur und Sicherheit, etwa durch Zugangskontrollen und Überwachung, sowie die Durchführung unternehmensinterner Prozesse, einschließlich Restrukturierungen, Eigentümerwechsel oder Fusionen.

Zusätzliche Verarbeitung
Im Rahmen der Dienstleistungserbringung kann es auch zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kommen, wenn Sie bei einem Geschäftspartner der Re-cruiter Gruppe beschäftigt sind – etwa im Rahmen geschäftlicher Kommunikation, Angebotsprozesse oder laufender Zusammenarbeit.

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Je nach Art der Zusammenarbeit und der erbrachten Leistungen können unterschiedliche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden. Dazu gehören unter anderem Identifikations- und Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Festnetz und mobil), Geschlecht, elektronische Signatur sowie gesprochene Sprachen. Außerdem können berufliche Angaben wie Position, Abteilung oder Arbeitsort erfasst werden. Es kann visuelles Material verarbeitet werden, etwa Fotos oder Videos von Veranstaltungen, Konferenzen oder Schulungen, an denen Sie teilnehmen. Bei Meinungs-
und Zufriedenheitsumfragen werden die abgegebenen Antworten gespeichert.

Wenn Sie die Räumlichkeiten des Unternehmens besuchen, können Daten wie Name, Kontaktdaten, Kfz-Kennzeichen oder Ausweisdaten erfasst werden. In begründeten Fällen, wie z. B. bei epidemiologischen Gefährdungen, können auch Gesundheitsinformationen verarbeitet werden, etwa Krankheitssymptome. Zudem können alle weiteren Daten verarbeitet werden, die Sie uns freiwillig mitteilen – z. B. im Rahmen von E-Mails, Gesprächen oder anderen Kommunikationswegen. Auch Daten zur Überprüfung von Sanktionsvorgaben, insbesondere zur Feststellung, ob eine Person politisch exponiert ist oder auf einer Sanktionsliste steht, können verarbeitet werden.

Verarbeitungszwecke im Unternehmenskontext
Personenbezogene Daten werden auch verarbeitet, um Vertragsbeziehungen zu verwalten und mit Kunden und Lieferanten zu kommunizieren. Dies geschieht zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Im Bereich Marketing und Geschäftsentwicklung erfolgt eine Verarbeitung zur Versendung geschäftlicher Mitteilungen und zur Pflege von Beziehungen zu bestehenden und
potenziellen Geschäftspartnern – auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines berechtigten Interesses des Unternehmens.

Zur Sicherstellung der Sicherheit und des Schutzes der Infrastruktur wird der Zugang zu Gebäuden überwacht, Ressourcen geschützt und das Personal abgesichert. Diese Maßnahmen liegen im berechtigten Interesse des Unternehmens. Auch der Bereich Arbeitsschutz (BHP) fällt darunter – zur Gewährleistung sicherer Arbeitsbedingungen und zum Gesundheitsschutz, insbesondere in Notfällen oder Gefährdungssituationen.

Im Rahmen von Fusionen, Übernahmen oder anderen Unternehmensveränderungen können Daten für Analyse- und Bewertungszwecke verarbeitet werden. Auch die Planung und Durchführung von Geschäftsveranstaltungen oder Branchenevents erfolgt zur Pflege geschäftlicher Beziehungen.

Zum Schutz vor Missbrauch, zur Aufklärung von Unregelmäßigkeiten sowie zur Verteidigung rechtlicher Interessen können Daten im Rahmen interner Untersuchungen verarbeitet werden. Die IT-Sicherheit wird durch Supportmaßnahmen und Systemüberwachung gewährleistet. Darüber hinaus können zur Verbesserung der Dienstleistungsqualität

Befragungen durchgeführt und Feedback ausgewertet werden. Beschwerden oder Streitfälle werden durch entsprechende Verfahren bearbeitet. Zudem erfolgt eine Verarbeitung zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten – etwa zur Archivierung, zur Aufbewahrung steuerlicher oder buchhalterischer Dokumente – sowie zur Überprüfung der Einhaltung interner Richtlinien. Schließlich dienen interne und externe
Audits der Kontrolle und Berichtserstattung, was ebenfalls gesetzlich oder im berechtigten Interesse des Unternehmens erfolgen kann.

Speicherdauer personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist – unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen Vorschriften. Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach der Art der Beziehung und der rechtlichen Grundlage:

Kandidatenbezogene Daten werden bis zu 24 Monate nach dem letzten Kontakt oder der letzten Bewerbung gespeichert – sofern eine Zustimmung zur Datenschutzerklärung vorliegt. Bei Verarbeitung zu Marketingzwecken erfolgt die Speicherung bis zum Widerruf der Einwilligung.

Daten im Zusammenhang mit Geschäftsbeziehungen und Verträgen werden für die Dauer der Zusammenarbeit gespeichert und anschließend für den gesetzlich vorgeschriebenen
Zeitraum – etwa aus steuerlichen oder buchhalterischen Gründen.
Beschäftigtendaten werden wie folgt gespeichert:
● bis zu 50 Jahre für Verträge, die vor dem 1. Januar 2019 abgeschlossen wurden,
● bis zu 10 Jahre für Arbeitsverhältnisse ab dem 1. Januar 2019,
● mindestens 5 Jahre für zivilrechtliche Verträge (z. B. Aufträge oder B2B).

Daten können darüber hinaus gespeichert werden, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Verteidigung gegen Ansprüche oder zur Einhaltung von Prüfungs- und Auditvorgaben erforderlich ist.
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten dauerhaft und sicher gelöscht oder anonymisiert.